内部統制システム構築の基本方針
当行は、会社法及び会社法施行規則に基づき、以下のとおり、内部統制システム構築の基本方針を定めております。
1. 監査等委員会の職務の執行のため必要な体制
-
監査等委員会の職務を補助すべき取締役および使用人に関する事項
- 監査等委員会の職務の実効性を高めるため、常勤の取締役監査等委員（以下「監査等委員」という。）を置く。さらに監査等委員会直属の組織として監査等委員会室を設け、同室に監査等委員会の職務を補助する専任の職員を配置する。
-
（1）の使用人の監査等委員以外の取締役からの独立性に関する事項
- 監査等委員会室に所属する職員の人事異動および考課等人事権に係る事項の決定については、予め常勤の監査等委員に同意を求めることによって、当該職員の監査等委員以外の取締役からの独立性を確保する。
-
監査等委員会の（1）の使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
- 監査等委員会室に所属する職員を専任とすることによって、監査等委員会の当該職員に対する指示の実効性を確保する。
-
監査等委員会への報告に関する体制
- 監査等委員以外の取締役および使用人は、当行の役職員または子会社の役職員の職務の執行に係る重大な法令・定款違反、不正行為の事実または会社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実を発見したときは、これを監査等委員会に報告する。
- 職務の執行に関し重大な法令・定款違反、不正行為の事実または会社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実を発見した当行の職員または子会社等の役職員もしくはこれらの者から報告を受けた者は、これを監査等委員会に報告する。
-
（4）の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
- 監査等委員会に報告をした者に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を周知させる。
-
監査等委員の職務の執行（監査等委員会の職務の執行に関するものに限る。）について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
- 監査等委員がその職務の執行（監査等委員会の職務の執行に関するものに限る。）について当行に対して費用等の請求をしたときは、当行は、会社法第399条の2第4項に基づき当該請求に係る費用等が当該監査等委員の職務の執行に必要でないことを証明した場合を除き、これを速やかに処理する。
-
その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- 常勤の監査等委員が経営会議その他の重要な会議へ出席するとともに、監査部をはじめとした本部各部から適時、適切に情報提供を受けることによって、監査等委員会の監査の実効性を確保する。
- 代表取締役は、定期的に監査等委員と意見交換を行い、監査等委員会の監査が実効的に行われるよう努めるものとする。
2. 業務の適正を確保するために必要な体制
-
取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
- 法令等遵守を経営の最重要課題の一つと位置付け、法令等遵守に係る当行の基本方針、管理態勢および行動指針を「コンプライアンス基本方針と遵守基準」として制定する。また、法令等遵守態勢の整備のための実践計画として「コンプライアンス・プログラム」を年度毎に策定する。
- 当行の法令等遵守を確保する体制として、行内の法令等遵守の問題を管理するコンプライアンス統括部署を設置するほか、法令等遵守に関する経営上重要な事項の協議または評価を行う機関としてコンプライアンス委員会を設置する。
- 職員がコンプライアンス上疑義のある行為等を知った場合に、所属部店の上司を介さず、直接報告･相談を行うことができる内部通報窓口を設置する。
- 財務報告の適正性を確保するため、一般に公正妥当と認められる内部統制の枠組みに準拠して、当行および子会社等の体制を整備する。
- “顧客の保護および利便の向上”、“反社会的勢力および組織犯罪の金融取引からの排除”、“マネー・ローンダリングおよびテロ資金供与の防止”等について、「コンプライアンス基本方針と遵守基準」に基づき、適切に取り組む。
- 監査部は、法令等遵守状況についての監査を実施し、その結果を取締役会、監査等委員（会）に報告する。
-
取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
- 取締役の職務の執行に係る情報については、文書（電磁的記録を含む。）の整理および保管、保存期限および廃棄ルール等を定めた「文書規程」に基づき、適正な保存および管理を行う。また、取締役は、これらの文書を常時閲覧できるものとする。
-
損失の危険の管理に関する規程その他の体制
- 健全な経営基盤の確立と安定した収益を確保するため、リスク管理に関する基本的考え方、管理方針等を定めた「リスク管理の基本方針」をリスク管理の最上位の方針と位置付け、更にリスクカテゴリー毎にそれぞれのリスクの特性に応じた管理方針・管理規程等を制定し、これらの方針・規程に基づき、当行が抱えるリスクを適切に管理する体制を整備する。
- リスク管理を確保する体制は、銀行全体のリスク管理統括部署、リスクカテゴリー毎の主管部署および担当部署による3層管理体制とし、リスク管理の実効性および相互牽制機能を強化する。また、リスクカテゴリー毎に各種委員会等を設置し、リスクに関する重要事項について、具体的かつ実質的な協議および評価等を行う。
- さまざまな危機事象が発生しても、早期復旧や最低限の業務継続を可能とするため、行動の基本原則や体制構築の基本的な考え方等を定めた「業務継続管理規程」を制定し、本規程を業務継続に関する最上位の規程と位置付け、災害等の種類別に具体的対応策を定めた管理規程等を制定する。
- 監査部は、リスク管理状況についての監査を実施し、その結果を取締役会、監査等委員（会）に報告する。
-
取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 取締役会とその委任を受けた審議・決定機関である経営会議を一体化した意思決定・監督機関と位置付け、それぞれの運営および付議事項等を定めた取締役会規程（および同付議基準）および「経営会議規程」を制定する。
- 行内の指揮・命令系統の明確化および責任体制の確立を図るため、経営組織、業務分掌および職務権限に関する諸規程を制定する。
-
当行ならびに当行の親会社および子会社から成る企業集団（総称して以下「グループ」という。）における業務の適正を確保するための体制
- 当行の親会社である西日本フィナンシャルホールディングスは、グループの経営管理を統括的に行う部署、グループの法令遵守態勢およびリスク管理態勢を統括する部署を設置する。
- 当行は、西日本フィナンシャルホールディングスの定める「グループ会社運営マニュアル」に従い、当行の意思決定および業務執行に関し親会社に対し協議または報告を行う。
- 西日本フィナンシャルホールディングスは、リスク管理を確保する体制として、グループのリスク管理態勢を統括する部署を設置する。
- 当行は、西日本フィナンシャルホールディングスの定める「リスク管理の基本方針」に従い、当行の健全な経営基盤の確立と安定した収益を確保するため、リスクを適切に管理する体制を整備する。
- 当行は、西日本フィナンシャルホールディングスの定める「グループ経営管理規程」に従い、当行の経営が効率的かつ適切に行われる体制を整備する。
- 西日本フィナンシャルホールディングスは、グループの法令遵守態勢を統括する部署を設置し、子会社における取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保する体制を整備する。
- 西日本フィナンシャルホールディングスの監査部は、法令等遵守状況についての当行の内部監査結果に基づき、当行の内部管理態勢の適切性・有効性を評価し、その結果を西日本フィナンシャルホールディングスの取締役会、監査等委員会および経営会議に報告する。
